Seiring bertambahnya jumlah klien, volume pekerjaan, dan variasi layanan, kita harus memiliki manajemen yang baik terkait jasa yang ditawarkan. Pencatatan jenis pekerjaan, klien pemberi kerja, tenggat, besar nilai uang yang akan diterima, proses penagihan, dan sebagainya harus dilakukan sedemikian rupa agar kita mudah melakukan penelusuran mengenai mana saja pekerjaan yang harus diprioritaskan, mana saja pekerjaan yang sudah selesai dan tinggal dibuatkan invoice, dst. Bukan hanya “dengan mudah”, tapi sebisa mungkin “secara otomatis”.

Untuk melakukan hal tersebut kita harus menggunakan perangkat lunak translation management system (TMS). TMS ada yang bersifat standalone seperti Translation Office 3000, ada pula yang berbasis web seperti Protemos. Dan pada tulisan kali ini, saya akan sedikit mengulas tentang Protemos.

Ada 2 versi Protemos: untuk freelancer dan agensi. Khusus untuk freelancer, Protemos disediakan secara gratis. Kita tinggal mendaftar di situs webnya, membuat profil, dan Protemos siap digunakan.

Alur kerja pada Protemos

Sederhananya, setelah mendaftar dan mengisi profil kita, hal yang selanjutnya kita lakukan adalah memasukkan data klien sebelum mulai memasukkan data-data job yang akan kita kerjakan. Setelah data klien kita masukkan, barulah kita bisa memasukkan data pekerjaan.

Cara menggunakan Protemos

Selanjutnya, kita tinggal fokus pada mengerjakan semua pekerjaan kita. Begitu semua pekerjaan dari semua klien selesai, sebaiknya perbarui data dengan memberi label Completed. Lalu kita tinggal membuat invoice. Melalui Protemos, invoice akan dibuat secara otomatis karena si penerima invoice, besaran invoice, dan sebagainya telah dibuat secara otomatis berdasar data yang kita masukkan sebelum memulai pekerjaan. Kita tinggal memeriksa sekali lagi, barangkali ada perubahan kecil yang perlu dilakukan. Setelah itu, kirim invoice.

Baca dan unduh: Tutorial lengkap Protemos

Mengapa translation management system?

Dengan translation management system kita bisa dengan mudah melakukan pekerjaan administratif yang berulang seperti menjadwal pekerjaan terjemahan, membuat invoice, hingga melacak perkembangan proyek-proyek dan juga target kita. Misalnya target kita per bulan adalah 10 proyek. Atau katakanlah 10 juta rupiah. Dari grafik yang disediakan kita bisa melihat apakah target kita sudah tercapai atau bahkan sudah terlampaui. Stabilitas pekerjaan dan keuangan kita juga akan terpantau. Sangat memudahkan kita untuk melakukan perencanaan pemasaran dan target kerja ke depannya.

Protemos khususnya, adalah salah satu translation management system yang bukan hanya mudah digunakan. Tapi juga gratis (untuk freelancer) sehingga bisa menekan biaya pengeluaran untuk layanan yang akan mendukung produktivitas kerja kita.

Baca juga: Tool dan layanan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas penerjemah.