Pada tulisan yang lalu di sini, saya sedikit membahas tentang manajemen proyek atau project management. Nah, kali ini saya akan coba menjelaskan secara singkat tentang sebuah tool dan/atau layanan yang dapat kita gunakan untuk mengelola proyek atau tugas-tugas kita. Kali ini saya akan mengambil satu layanan dari sekian banyaknya layanan yang tersedia di pasaran, yaitu monday.com.

Sekilas tentang monday.com

Salah satu tool yang menyediakan fitur layanan manajemen proyek secara gratis adalah monday.com. Untuk versi gratis, tool ini terbilang cukup memadai untuk skala pribadi maupun tim yang terdiri hanya atas 2 orang. Tentu, untuk tim yang lebih besar dengan proyek yang jauh lebih banyak, kita harus beralih ke versi berbayar.

Mendaftar dan mengonfigurasi akun

Proses mendaftar di monday.com sangat mudah, kita tinggal memasukkan alamat email kita. Selanjutnya, kita akan diberikan beberapa pertanyaan untuk mengonfigurasi akun kita. Yang perlu pertama kita konfigurasi tentu adalah nama akun. Nama akun ini nantinya akan menjadi bagian dari nama domain kita. Misalnya kita beri nama Translation Management System. Maka, alamat akun kita ada di https://translation-management-system.monday.com.

Selain memberikan nama akun, kita juga akan ditanya tujuan “manajemen” kita, apakah untuk kebutuhan pekerjaan, pribadi, sekolah, atau lembaga nonprofit. Masing-masing pilihan ini akan mengarah pada konfigurasi yang berbeda. Misalnya untuk pekerjaan, pertanyaan yang muncul berikutnya adalah apa “peran” kita. Apakah kita pemilik usaha, ketua tim, atau lainnya. Jika kita memilih penggunaan pribadi, apa yang akan menjadi fokus kita? Apakah manajemen tugas, manajemen sumber daya, atau lainnya.

Berikutnya adalah pertanyaan dari mana kita mengetahui tentang monday.com. Silakan dijawab atau dilewati juga tidak masalah.

Selanjutnya, kita bisa mengundang rekan kerja kita untuk ikut mengelola pekerjaan kita (jika perlu). Opsi ini bersifat opsional. Jika Anda bekerja dalam tim, mungkin opsi ini harus Anda isi. Namun jika Anda bekerja sendiri, Anda bisa melewati opsi ini.

Nah, langkah berikutnya adalah memberi nama pada “papan” atau board. Papan atau board ini adalah tempat kita mengisikan komponen-komponen yang akan dibutuhkan proyek kita. Komponen yang dimaksud misalnya nama klien, deadline, status, dll. Setiap board akan memiliki konfigurasinya tersendiri. Anda dapat mencoba membuatnya sendiri, atau menggunakan templat yang disediakan. Ada banyak sekali templat yang bisa Anda pilih, sesuai dengan kebutuhan Anda. Pada saat saya menulis artikel ini, ada belasan templat seperti sales & CRM, marketing, content production, software development, dll.

Tampilan board kita juga dapat kita sesuaikan dengan selera dan preferensi kita. Ada format tabel, bagan Gnatt, Kanban, dll.

Workspace, folder, & board

Bagaimana jika kita melewatkan pengaturan awal di atas? Atau ingin mengubah atau menambahkan workspace, folder, dan board yang baru?

Yang pertama akan kita jumpai setelah proses registrasi dan pengaturan biasanya adalah halaman beranda. Anggap saja kita belum membuat atau mengisikan apa-apa, maka halaman beranda ini biasanya kosong atau berisi tutorial penggunaan tool saja.

Workspace

Pada panel sisi kiri, kita akan diberikan satu ruang kerja utama (main workspace). Ruang kerja ini adalah tempat bagi “folder-folder” pekerjaan kita, di mana pada folder-folder inilah kita akan meletakkan board kita, dan di dalam board tersebut kita akan menuliskan proyek atau tugas-tugas kita. Kita dapat mengubah atau mengganti nama workspace dengan klik pada tiga titik di sebelah kanan Main workspace lalu pilih Rename workspace.

Berikut adalah contoh folder yang saya buat pada workspace bawaan (default):

Pada ilustrasi di atas, saya memiliki sebuah ruang kerja (workspace) dengan nama default. Pada workspace tersebut, saya membuat dua folder, yaitu:

• IT Documents. Di sini saya membuat satu board bernama UI & App Translation yang berisi proyek-proyek dari Google, Microsoft, Apple, & Amazon (sebagai contoh saja);

• Technical Documents. Di sini saya membuat satu board bernama Machinery & CAD/CAM yang berisi proyek-proyek dari Komatsu dan Caterpilar (juga sebagai contoh saja).

Folder

Nah, untuk membuat folder, kita tinggal klik pada tanda + seperti gambar di bawah ini, lalu pilih New Folder. Berikan nama pada folder tersebut sesuai kebutuhan kita. Misalnya di sini saya berikan nama Legal Documents. Tekan Enter jika sudah.

Jika butuh mengganti nama folder, tinggal klik titik di samping nama folder, lalu klik Rename folder.

Selain mengganti nama folder, kita juga dapat mengganti warna teks sesuai dengan keinginan kita dengan cara klik Change color.

Board

Untuk membuat board, klik tiga titik di sebelah kanan nama folder, lalu pilih Create in folder – New Board.

Berikan nama board (di sini saya isikan Sony Legal Documents sebagai contoh), lalu pengaturan lainnya dapat Anda lihat pada ilustrasi berikut. Klik Create Board.

Nah, setelah board jadi, kita tinggal memasukkan daftar tugas atau proyek-proyek kita. Sebagai contoh, pada board Sony Legal Documents yang sudah saya buat, daftar proyek masih kosong (lihat ilustrasi berikut).

Selain mengisikan tugas atau proyek, kita juga dapat mengisikan subtugas atau subproyek. Misalnya tugas A terdiri atas batch 1, 2, 3, dst. Lalu tugas B juga terdiri atas batch 1, 2, 3, dst. Caranya, lihat ilustrasi berikut:

Satu hal yang perlu diketahui, bahwa konfigurasi awal dari tabel pada setiap board dapat bervariasi tergantung pengaturan “apa yang akan kita kelola”. Lihat bagian yang ditandai kotak warna merah berikut:

Konfigurasi ini juga dapat kita ubah: menambahkan kolom, mengganti nama kolom, dll.

Oh iya, selain mengubah konfigurasi tabel, kita juga dapat menampilkan data dalam format tampilan yang berbeda. Misalnya dalam format bagan Gnatt maupun Kanban. Hal ini dapat kita lakukan dengan cara klik pada tanda + di sisi kanan Main Table, lalu pilih tampilan yang diinginkan.

Satu lagi, fitur integrasi yang disediakan sangatlah membantu terutama untuk mengelola proyek dalam tim. Ada banyak sekali layanan yang dapat diintegrasikan di dalam monday.com seperti Gmail, Google Drive, Dropbox, Github, Slack, Mailchimp, Jira, Zoom, Zendesk, dll. Dengan fitur integrasi ini, mengelola proyek bersama tim akan menjadi lebih efisien.

---

Nah, itu adalah sekilas tentang tool manajemen proyek yang disediakan oleh monday.com. Tool ini tergolong mudah digunakan dan sangat membantu mengatur pekerjaan kita supaya kita tetap on-track. Tool ini juga bersifat universal. Artinya, tidak secara khusus digunakan oleh atau ditujukan untuk project manager di sebuah perusahaan. Jika Anda seorang freelancer, pemilik usaha (UMKM sekalipun, misalnya), guru les, atau apa pun, Anda dapat menggunakan tool dari monday.com ini untuk merencanakan, mengatur, dan mendokumentasikan aktivitas Anda sendiri atau Anda bersama tim.